Consejos para asegurar el éxito de tu nota de prensa

Hace poco recibí un comunicado que me puso de bastante mal humor. Al día llegan a mi correo, sin exagerar, una decena de notas de prensa (a veces bastantes más), y eso que soy un profesional independiente. En una redacción, el número de comunicados de este tipo se multiplica. Volviendo al tema, la nota de la que hablo me molestó porque la persona que la envió no se dignó, siquiera, en comprobar a quién se la estaba mandando.

Para más inri, estaba mal redactada; tenía un tono pretencioso insoportable y era cutre como ella sola. Pero el toque que me hizo enojarme, mucho, fue el tono de "te estoy haciendo un favor" que usaba la autora. Para colmo de males, no había terminado ni de leerla, y ya me estaba ¡exigiendo confirmación! Huelga decir que perdí cinco deliciosos minutos en explicarle todo lo que me parecía mal de aquel comunicado. Y, en ese momento, me di cuenta de lo útil que sería un artículo explicando, desde dentro, algunas cuestiones esenciales a la hora de enviar una nota de prensa. Así que aquí está ese artículo.

En él quiero contaros qué nos llama la atención a los medios y periodistas del mundo digital. Estos consejos tienen como objetivo incrementar las oportunidades de éxito si alguna vez tenéis que enviar información. Este texto está orientado, especialmente, a esos profesionales de la comunicación que trabajan en, y con, medios modernos, como la web o redes sociales. Por cierto, la emisora de la dichosa nota de prensa no se molestó ni en contestarme.

¯\_(ツ)_/¯

Antes de comenzar, quiero dejar claro que yo no tengo título oficial de periodista. Por tanto, aunque la teoría la conozco sobradamente, ya que no necesitas un título para poder estudiarla (existen magníficos manuales a disposición popular), sí que es cierto que este texto no pretende enseñar cómo hacer una nota de prensa. Para eso existen otros artículos mucho mejor preparados, algunos, incluso, que recogeremos aquí. Este post tiene como objetivo reflejar casi una década de recibir y escribir notas de prensa y comunicados, transformando esta experiencia en una serie de consejos útiles para los periodistas y comunicadores. Hecha esta pequeña aclaración, vamos allá.

Actualizado por última vez el 01/08/2019

 

Trabajar con medios de gran alcance supone llamar la atención de muchas marcas y gabinetes de comunicación. Llevo casi una década trabajando como divulgador y comunicador científico. Gran parte de ese trabajo lo he ejercido de periodista especializado en ciencia. En otras muchas ocasiones me ha tocado estar al otro lado, preparando notas de prensa y comunicados para empresas y proyectos. A veces he tenido éxito y otras... otras no tanto. Pero me ha servido para aprender, desde los dos puntos de vista, qué busca un redactor, un divulgador y un periodista de medios digitales a la hora de rebuscar entre las toneladas de información que le llegan todos los días

¿A QUIÉN ESTÁ DIRIGIDO ESTE ARTÍCULO?

  • A profesionales de la comunicación que necesitan enviar notas de prensa
  • A redactores y redactoras de medios digitales
  • A periodistas en general, a uno u otro lado de la comunicación
  • A responsables de comunicación corporativa o de marca
  • A aquellos y aquellas que van a potenciar su marca personal

prensa 2.0 medios digitales

 

 ¿Qué es lo básico que tiene que tener una nota de prensa o un comunicado?

Un repaso rápido, aunque esto probablemente ya lo sepas de sobra: una nota de prensa (o NdP, por acortar), tiene que contener:

  1. Toda la información necesaria, normalmente representada por la regla de las cinco "W" (What, When, Who, Why, Where; qué, cuándo, quién, por qué y dónde)
  2. Una estructura clara y práctica, comenzando, desde el primer párrafo, contestando estas cinco primeras preguntas y añadiendo la "floritura" (o mejor dicho, la narrativa) detrás
  3. Un apartado de contacto de referencia, a ser posible con una persona responsable del contacto

Con esto asentado, y siempre pensando en las notas de prensa, vamos a hablar de algunos consejos que podrán ayudarnos a maximizar el alcance y el éxito de los textos que enviemos. La cuestión es asegurarnos de que nos leen, que esto se traduce, en la medida de lo posible, en un artículo basado en nuestra información.

 

 ¿Por qué quiero que mis NdP tengan el máximo alcance y éxito?

Si no lo tienes claro, deberíamos empezar por aquí. El objetivo profesional de una NdP es que la información de la que parte (un descubrimiento, un producto, una información relevante) alcance a la población. Quieres que tus NdP lleguen al mayor número de medios posibles (y de periodistas o redactores) para aumentar al máximo tus posibilidades de alcance.

Quieres que tu texto tenga el máximo éxito para asegurarte que el interés que genera en el receptor tenga valor. Aunque tengas éxito en ambas cosas, no siempre conseguirás que tu información salga en un medio, y ahora veremos el por qué. Por eso es importante apuntar a estos dos objetivos.

 

notas de prensa

X, Y y Z, la fórmula de una nota de prensa

Imagínate que envías tu nota de prensa a un número X de medios. Esta nota tiene un interés Y, por el propio valor de la información (que a su vez está influenciado por un montón de factores más fuera de tu control). Además, está redactada con un valor estilístico y práctico, lo que llamaremos valor extrínseco (adquirido) Z.

 EXITO + ALCANCE = X + Y + Z

  • X - Número de medios / redactores al que se envía la NdP
  • Y - Valor intrínseco de la información. Está influenciado por muchos factores que no podemos controlar (noticiosidad, viralidad, valor social, novedad...). Lo único que podemos hacer es elegir.
  • Z - Valor extrínseco de la NdP. Es la calidad que imprimimos al texto y su entrega. Depende de nuestra habilidad técnica, periodística, de los recursos que utilicemos para maquetar...

Y y Z, la calidad de tu NdP, puedeN arruinarlo todo

Por otro lado, el que X sea enorme no asegura que la NdP tenga éxito. De hecho, si solo falla Y, el valor de la información, o Z, el cómo está confeccionada la información, puede suponer el fracaso de nuestro envío. Por ejemplo, supongamos que enviamos la NdP al máximo X posible, y que Y es muy alto porque la noticia es de alto interés social, o llega en el momento adecuado: aún así, Z podría arruinarlo absolutamente todo. Por muy interesante que sea una información, si esta está mal escrita, parece demasiado cutre en su presentación o, incluso, tiene algún error en el contacto, podría mandar al carajo todo el trabajo.

De la misma manera, un número X muy alto, y una gran confección de la NdP, Z, no servirán de mucho si Y, el valor propio de la información, es muy bajo. Probablemente, un periodista buenísimo sea capaz de "vender la moto" con una información completamente irrelevante. A veces, eso mismo es lo que vemos con titulares sensacionalistas, que esconden una información de escaso valor bajo triquiñuelas informativas.

Me gustaría decir que esto no es efectivo, aunque funciona muchas más veces de las que parece. En cualquier caso, no es la manera más adecuada de actuar y, lo más normal es que una redacción o una editorial que tengan algo de ética periodística, echen para atrás la información, por muy alto que sea Z. Eso no quiere decir que no debamos intentar hacer llegar la información con baja Y. Lo que significa es que debemos estar preparados y preparadas para una posible baja de atención o que de es conveniente apuntar selectivamente.

Necesitas que X, el número de medios, sea alto

Al llegar tu nota de prensa, el redactor o redactora le dedica unos segundos: lee el titular, la entradilla y poco más. Aquí es donde entran en juego Y y Z, el valor de la propia nota de prensa, por su información y por cómo hemos confeccionado esta información. Supongamos que ambos son altos y que al receptor le parece una nota de prensa genial. Este irá a la cabeza editorial o a la coordinación y le hará la propuesta del tema. En el caso de los freelance y autónomos, tratarán de vender la noticia.

Pero, por muy altos que sean Y y Z, puede que el medio en el que trabajan no estén interesados por la temática, por el tiempo, por una cuestión política, económica o vete tú a saber... Por eso, por muy buenos que sean Y y Z, necesitas que X sea alto, para asegurarte que la NdP tiene el máximo impacto.

A esto le añadimos dos detalles importantes: puede que no te interese que llegue a todas partes (cosa rara, pero posible). Entonces deberemos usar una estrategia de precisión, apuntando a los medio, redactores y periodistas "de nicho", que sabemos que pondrán en valor Y y Z y que esto será mucho más rentable que buscar un mayor X.

El segundo detalle es que no es lo mismo contactar con un redactor de un medio grande, contratado, que con un profesional independiente, que cuenta con muchos y diversos clientes. Este último maximiza X, aunque puede que no preste tanta atención a Y y Z. En tal caso, debemos andarnos con ojo si no queremos que nuestra NdP aparezca en un medio que no nos interesa, aunque esto tampoco es común, y rara vez es negativo.

notas de prensa

A trabajar: algunos consejos para sacarle máximo partido a tus notas de prensa

Recordemos: buscar el éxito de una NdP es esencial para cumplir con el objetivo de nuestro trabajo. Para alcanzar el máximo, éxito, una buena regla general es asegurarnos de que X, Y y Z sean altos. Dicho todo esto, veamos cómo se traduce esto en algunos consejos prácticos.

PRESENTA UN CONTENIDO ATRACTIVO

Una nota de prensa o un comunicado aburrido, plano o que no dice nada, por muy interesante que sea el valor intrínseco, no llegará. Aquí, claramente hablamos de "Z", en nuestra fórmula de andar por casa. Pero, ¿qué quiere decir atractivo? Existen algunos "trucos" para potenciar el interés del redactor o periodista al que le mandas la nota de prensa:

  1. Haz que esté bien escrita: sencilla, clara y que use un lenguaje cercano y útil
  2. La información más importante ha de estar primero, y debe quedar destacada. Los redactores miramos en diagonal las notas de prensa. Asegúrate de que no se nos escape
  3. Repite la información importante en varias ocasiones, pero que no sea algo redundante. Esto facilita el trabajo al redactor, que no tiene que volver a otros apartados, y asegura de que lee lo que tú quieres, cuando haga una revisión somera
  4. Aprovecha los datos llamativos, importantes o únicos y resáltalos: "Es la primera vez que...", "es el único que...", "El más ... del mundo...". Utiliza las propiedades diferenciadoras.
  5. Tampoco abuses, que si la calidad de la información es mala, no llegará a ningún lado, por mucho que explotes estas características
  6. Utiliza un texto decorado. Aprovecha las imágenes, las infografías, la maquetación: negritas, hipertexto, itálicas, párrafos... para presentar la información que necesitas
  7. Si los datos importantes están resaltados en un solo vistazo, llegará más lejos
  8. Utiliza fotografías que sean bonitas y decoren el texto
  9. Los sellos institucionales ayudan a llamar la atención

Aprovéchate de una buena narrativa

Os prometo que se puede contar una historia de casi todo. Si tenemos el don de la creatividad, esto puede jugar un punto a favor de nuestra NdP. Una buena narrativa, construida a partir de la información que queremos contar (nuestro dichoso valor "Y"), ayudará a que la información cale mucho mejor.

Las historias son un formato natural de transmisión de información. Convierte una parca NdP en una pequeña historia, sin olvidar que lo importante es la información a transmitir, y conseguirás que el redactor o redactora se interese más por ella. Es más, probablemente hasta te robe algunas ideas, porque las historias se venden solas.

No abuses de esto, por supuesto, y no sacrifiques la información, o la estructura informativa de la que hablábamos (la regla de las cinco W) por una narrativa, pero tampoco tengas miedo de contar una historia. Explora, descubre, experimenta y gana calidad.

El. Con. Tacto.

Pocos problemas son tan graves en una NdP como no dejar la referencia clara y directa del contacto. Tanto si el contacto somos nosotros, como si es otra persona responsable, es imprescindible dejar clarísimo cómo abrir una línea de comunicación para ampliar la información.

Os puedo asegurar que en una redacción, pocas veces se parará nadie a rebuscar a la persona responsable. A veces solo quieres un teléfono para concretar un dato, y no vas a ponerte a rastrear. Cuando lo tienes que hacer, no hay nada más molesto que estar jugando a detectives, y eso puede repercutir en la información que saldrá a partir de tu NdP.

Deja clarísimo cómo contactar y con quién, en un último apartado, con los datos expuestos de manera sencilla y clara (y en grande, por favor). Todos salimos ganando.

Nunca te enfades

Mira... se envían y reciben miles de NdP. Lo más normal es que las leas por encima, cojas las que son más brillantes y tires a la basura las demás. Es lo normal. Vivimos en una época con exceso de información. Si tu NdP no ha llegado al redactor o redactora que querías, a pesar de todo el trabajo que te ha llevado preparársela y que te has dirigido personalmente... no te enfades.

No reacciones mal, ni de cara adentro ni, desde luego, de cara al receptor. No emitas juicios, no sobreactúes, no eches rapapolvos, no te indignes, no pienses "pues esta es la última vez que te envío algo", etc. ¿Qué quién hace esas cosas? Muchos, muchos, muchos profesionales.

Los redactores y redactoras tenemos que lidiar a veces con situaciones que rozan lo absurdo. En una ocasión me contaron cómo una persona de cierto gabinete de prensa de una empresa tecnológica amenazó a un redactor porque había enviado ya tres notas de prensa y no le habían hecho ni caso: "Ya os enteraréis, no sabéis las consecuencias que tiene esto". A día de hoy la única consecuencia es pensar que la otra persona al otro lado del teléfono es un mal profesional.

Prepara tu nota de forma "personal" (en la medida de lo posible)

Puede que tengas que mandar cientos de notas, o puede que solo escojas a tres medios concretos, pero en cualquiera de los casos, prepara las notas de manera personalizada en la medida de lo posible. Por supuesto, no podrás dirigirte a una veintena de personas por su nombre, dándoles a entender que les envías la nota a ellos en particular, pero puedes preparar la nota de prensa usando un tono directo, ya sea educado o con un elegante tuteo.

Haz saber al redactor o redactora que le estás enviando la NdP porque te interesa concretamente. Es agradable saber que te han enviado la información porque les interesa que la leas, y no porque eres parte de una lista de spameo masivo de información. Eso te hace ganar puntos. Por otro lado, cuando vas a tope, en tu día a día, os puedo asegurar que molesta la pérdida de tiempo que supone una NdP de alguien que no se ha molestado ni siquiera en comprobar que la información que te está mandando es contraria a la línea editorial de tu medio.

En los casos de nicho, cuando apuntamos cual francotiradores, está claro que deberemos dejar patente que sabemos a quién le estamos enviando la NdP y por qué.

Esfuérzate en que la información merezca la pena

A colación de lo anterior, en los casos en los que la NdP está acompañada de una presentación o un evento: es genial disfrutarlos, y, sí, a los redactores y redactoras nos encantan que nos agasajen; pero, estamos trabajando. Si a ti no te gusta que te hagan perder el tiempo, a nosotros tampoco.

Si mandas una nota de prensa, o si invitas a varios gabinetes a participar de una información, haz que tenga contenido válido. A pesar de que hay gente capaz de sacar noticias de cualquier sitio, es bastante incómodo sentirse "sobornado", como decía, con regalos y premios, sin que haya una información válida detrás. Parece que se nos está comprando, y en parte es así.

No hagas que el equipo de redacción se sienta poco profesional. Dale la información que ha venido a buscar, con o sin fiesta. Por Favor.

No sobornes, ¿pa qué sobornas?

Pues eso. No hay mucho más que decir. Habrá quién acepte pagos y sobornos... Habrá quien se deje convencer fácilmente... Pero todo tiene un límite, y todo se sabe en estos campos de Internet.

Se profesional

Una nota de prensa cutre, con faltas de ortografía, un texto descuidado o imágenes pixeladas son buenas razones para que la información vaya directa a la basura. No importa el valor de la propia información si este no llega a ser descubierto. Repito que el tiempo que se le dedica a filtrar las notas de prensa es poco y eficiente.

Se profesional, si quieres que el redactor o redactora sea profesional. Ninguna institución debería permitirse el lujo de enviar notas de prensa mal hechas. No confundamos escueto, o austero, con mal hecho. Un teletipo puede ser muy parco, pero es directo y práctico, y no por ello menos útil o efectivo. Decide qué necesita tu nota y actúa en consecuencia, pero siempre con profesionalidad.

La nota de prensa es algo más que texto: unos consejos sobre formato

Muchas de las notas de prensa terminan copypasteadas en el artículo que surge después; muchas de las infografías serán empleadas a a posteriori; las fotografías se publicarán junto a la portada... así que, debemos elegir sabiamente qué material vamos a incluir y cómo lo vamos a hacer. Veamos algunos consejos al respecto.

INCLUYE LA NOTA EN VARIOS FORMATOS FÁCILES DE COPIAR Y PEGAR

Lo mejor es preparar un pequeño kit de prensa. Este kit debería llevar, al menos, la nota de prensa incluida en el correo, y, además, una hoja en Word o texto enriquecido, que podamos copiar y pegar sin problema. Esto nos quita mucho tiempo de procesado y a la hora de documentar y escribir el artículo.

Podemos añadir una NdP en PDF, que sea algo adicional, pensado para imprimir o leer en pantalla, más elegante y vistoso, pero no nos olvidemos nunca de meter la información en un formato que sea fácilmente accesible (que se pueda copiar y pegar con soltura).

Si vas a mandar un vídeo...

Existen diferentes formatos útiles. Hay quien prefiere subir el vídeo a su propia plataforma. Sin embargo, normalmente es mucho más cómodo trabajar con un vídeo subido, especialmente si es en YouTube. Usar esta plataforma te da muchas ventajas, como la difusión, la distribución y la edición básica inmediata.

En estos momentos casi todas las redacciones se aprovechan de las nuevas tecnologías, por lo que un simple enlace a YouTube (aunque el vídeo permanezca en privado hasta el momento de la publicación, será suficiente para casi cualquier redactor y redactora. Fácil, rápido, y sencillo.

Fotos, por favor

Dediquemos un apartado exclusivo al tema de las imágenes: es un auténtico calvario buscar las fotos adecuadas para una información muy concreta. Además, puede que la redacción escoja alguna que no refleje algún matiz importante. Todo esto tiene una solución muy sencilla: asegúrate de incluir imágenes de calidad y en el formato adecuado. Esto quiere decir que cuanto más material visual incluyas mejor.

Además, piensa que un buen artículo casi siempre tiene una señal visual que atraiga a los lectores. Esto se consigue con una buena foto la gran mayoría de ocasiones. Si la incluimos en la NdP nos aseguramos de que el texto que confeccionen sea más atractivo.

Añade el material visual que creas oportuno

No te olvides de incluir gráficas, infografías, esquemas o cualquier dato que, además de vistoso y atractivo, ayude a que la información que quieres alcance su destino. Y su destino, recuerda, no es el gabinete de redacción, sino la sociedad. Si la redacción lo usa será una buena señal.

RECURSOS PARA DIVULGADORES

¿Necesitas herramientas? ¿O tal vez algunos consejos? ¿Información general? Aquí podrás encontrar, poco a poco, todo lo que necesitas para ayudarte en tu camino hacia el éxito divulgativo

+Para leer:  Mugu: "Tiene que haber personas que acerquen los conocimientos científicos a los demás"
Scroll Up