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Un escéptico duda si hay una razón para hacerlo. Si duda de todo por que sí, no es escéptico, es un paranoico- Luciano Barrero

TOGGL: Cómo controlar y registrar tu tiempo de trabajo

Lo admito, soy un friki de las estadísticas. Me gustan los números y los gráficos: cuánto tiempo me paso escribiendo, el precio por palabra, el número de palabras al año... Pero además del placer de contabilizar (que en realidad es una manera personal de gamificar), estas cifras me ayudan a tener una idea más realista de mi trabajo, su calidad y su rentabilidad.

Para los trabajadores por cuenta propia (es decir, los autónomos o freelance), llevar un control de su tiempo es indispensable para valorar su trabajo. Pero, ¿cómo hacerlo? Podríamos contar horas a mano, o hacer una estimación, pero eso puede ser incómodo o poco eficiente. ¿Qué herramienta empleamos entonces? En este texto te cuento cómo cuento yo mis horas de trabajo.

'Timers', tus mejores aliados

Existen decenas de herramientas para contar el tiempo que pasas haciendo una tarea.  Las hay muy sencillas, que simplemente cuentan tiempo y tienen alarmas (como Tomato Timer, para usar con la técnica pomodoro) o muy complejas, que cuentan por proyectos, hacen el seguimiento del desarrollo según el método Kanban, etc.

Yo, particularmente, uso algo intermedio, más sencillito: Toggl. Para mi, esta herramienta es super potente, a la par que simple. Me permite contar las horas dedicadas a diario a mi trabajo o proyectos, separar según el cliente y hacer un seguimiento. Ah, además es gratuita y puedo gestionarla desde el móvil (aunque no lo suelo usar, pero sirve para despistes).

Antes de seguir: ¿por qué Toggl?

Antes de continuar voy a justificarme, porque lo veo necesario. Lo que os voy a explicar aquí es cómo organizar vuestro tiempo utilizando una herramienta concreta. Os puedo asegurar que mi intención no es hacer publicidad.

Sencillamente, esta aplicación funciona como una App Web o como una aplicación de escritorio, independiente, es muy completa, fácil de usar, estable, multiplataforma y gratuita (tiene una versión premium que no uso ni he probado, todo sea dicho). Aunque tiene sus fallos, el equipo los ha ido corrigiendo y ahora es muy cómoda y útil.

He decidido centrar este artículo sobre la herramienta porque es la que empleo yo a diario y realmente creo en su utilidad. No es mi cometido el investigar otras herramientas parecidas, lo que sería una pérdida de tiempo. No obstante, muchas de las cosas que voy a decir son fácilmente extrapolables a otras similares. Volviendo a Toggle, te cuento las principales ventajas que yo le veo. Algunas serán comunes en este tipo de software. Otras son propias solo de esta App.

1 - Automatiza el conteo

Yo funciono de la siguiente manera: por la mañana abro Toggl y el resto de aplicaciones necesarias para trabajar (mis editores, el explorador, el reproductor de música...). Marco la tarea en Toggl y comienzo a trabajar. De pronto alguien me llama por teléfono y permanezco unos minutos sin tocar el teclado o el ordenador. Cuando vuelvo a ponerme en marcha, la aplicación me avisa de que he estado ausente ese número de minutos (con un minuto de error, más o menos).

Yo puedo decir que descarte ese tiempo o que lo añada a otra tarea: por ejemplo si ha sido una llamada relacionada con el trabajo, o una entrevista, cosa que marcaré como tiempo útil. Esta, para mi, es la mayor utilidad, pues reduce al mínimo la atención que he de prestarle a la aplicación. Solo tengo que darle al botón de comenzar a contar.

2 - Permite organizar por tareas, clientes y proyectos

Cada uno se gestiona como quiere, y eso es lo verdaderamente difícil. Pero este programa se adapta bien a casi cualquier sistema, tanto si es para uno mismo como si es para un equipo. Toggl te permite registrar tareas como "Redacción", "Contestar correos", "Terminar guion para proyecto"... el etiquetado de la tarea es libre.

Los proyectos, sin embargo, son estáticos y puedes hacer todos los que quieras. Estos se asocian a un cliente. Así, puedes tener varios proyectos para un mismo cliente y separarlos. Además, puedes asignarles colores, lo que facilita, más tarde, la revisión del informe.

3 - Genera Informes

Esto es muy útil para entender qué tiempo le dedicas a quién. Por suerte, Toggle te saca unos informes sencillos, bonitos y claros, con los proyectos (y colores) diferenciados, clasificados por día, etc. Puedes elegir, incluso, los rangos de tiempo que necesites. Así puedes saber qué horas estás echando a la semana o un día productivo qué significa en tiempo.

toggl time tracker

4 - Más cosas

  • Además de todo lo anterior, Toggl permite trabajar en equipo, designando tiempo a varias personas, lo que permite monitorizar cómo gestiona cada miembro el proyecto. Otra gran función, como os decía, es la versión móvil. Esta nos permite gestionar los tiempos fácilmente si tenemos que salir fuera de casa (a hacer una entrevista, por ejemplo) o apagar el contador si se nos ha olvidado por un despiste.
  • Otra cosa interesante es que Toggl detecta cuando lleva demasiado tiempo encendido y te manda un correo avisándote Toggl still running. También te manda informes diarios para que no se te olvide cómo ha ido el día. Y por si todo esto fuera poco, funciona, como decía, sin necesidad de aplicación ninguna, en caso de que no nos guste instalar cosas de más en nuestros dispositivos.
  • También tiene etiquetas, lo que nos permite clasificar de manera más eficiente los proyectos, algo fundamental para los informes. Toggl es multiplataforma, (además de tener la versión web), por lo que tenemos aplicaciones para casi todos los sistemas operativos. Por último, y probablemente la utilidad más potente, si sabemos usarla, es la de registrar las actividades que realizamos en el PC, contrastando con las tareas que nos marcamos.
  • Por último sobre sus ventajas adicionales, incorpora un contador "pomodoro" que te avisa cada periodo estipulado de antemano. El sistema o técnica pomodoro es un método para mejorar la administración del tiempo dedicado a una actividad, fraccionando el tiempo de las actividades en intervalos ininterrumpidos de 25 minutos y descansos de cinco. Podemos configurar Toggl para que interrumpa el conteo y nos avise en cada intervalo predeterminado, y así seguir una variante de esta técnica.

Lo Malo de Toggl

Seguramente, los verdaderos fans de este tipo de herramientas (os sorprendería) encontrarán muchas más pegas a Toggl que yo. Particularmente, yo solo explico, puntúo o recomiendo lo que me gusta, y paso de lo que me parece un bodrio. Y Toggl está en el saco de las cosas que me gustan, bastante.

La única pega que le encuentro a esta aplicación es que al principio cuesta entender cómo organizar proyectos, tareas y clientes. Pero enseguida uno se hace con la mecánica o la adapta a sus necesidades. Por otro lado, echo de menos que las tareas recurrentes se queden más tiempo grabadas. Cuando comienzas a marcar una tarea, Toggl recuerda las últimas realizadas (con sus etiquetas, proyectos, etc), pero estaría mejor si lo hiciese durante más tiempo

Antes, Toggl era bastante inestable. Ahora, a pesar de que tiene algún que otro fallo, ha mejorado muchísimo, especialmente en su versión móvil, que ya sincroniza perfectamente con la App de escritorio. La versión para macOS es un poco torpe y todavía tiene problemas de estabilidad, pero nada especialmente grave.

Cómo contar el tiempo que pasamos trabajando

Vamos a lo interesante, ¿cómo usamos esta herramienta (insisto, esta o cualquier otra parecida)? Vamos a hacerlo esquemático y sencillo, para que nadie se pierda:

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Es necesario crear una cuenta en Toggl. Es totalmente gratuito (a pesar de que tiene su versión premium con más añadidos).

Para las personas perezosas o a los que odian dar sus datos: registrarse es necesario para llevar la cuenta de nuestro tiempo, la organización de los tiempos etc. Sin registrarnos lo mismo nos vale un cronómetro y una hoja de cálculo para ir anotándolo.

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Nos descargamos la aplicación de escritorio. También podemos usar la versión web, o, incluso, una extensión para el navegador. Yo, particularmente, prefiero la App, pero la combinación de ellas te da mucho juego, ahora veremos por qué.

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El siguiente paso es configurar un proyecto y un cliente. El cliente podemos ser nosotros mismos, aunque lo normal es que sea un cliente externo. Luego, los proyectos enmarcan una actividad general: colaboración con el blog X, o programación para Y, cuyo cliente es la empresa Z. Estos proyectos y clientes son más o menos fijos. Cuando comencemos a contar el tiempo, nos pedirá que metamos una actividad: "Redacción", o "Entrada sobre cómo utilizar Toggl".

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Ya está todo preparado, así que solo hace falta empezar a contar. Cuando vayamos a ponernos a trabajar, es tan fácil como darle a comenzar y escribir una tarea "Arreglar la página web" y seleccionar un proyecto. El cliente ya debe estar asociado. Voilà, todo organizado. Además, en el momento de incluir la tarea también podremos añadir etiquetas, más volubles y personales, para relacionar cada ítem de manera más dinámica.

Cuando terminemos de trabajar, lo único que tenemos que hacer es parar el contador. No pasa nada si se nos olvida. Si el pc está mucho tiempo inactivo, Toggl nos avisará cuando volvamos a mover cualquier cosa. En ese momento podemos elegir parar el tiempo y descontar los minutos inactivos, añadirlos a otra actividad o mantenerlos.

Si nos vamos fuera, pero queremos contabilizar alguna actividad (entrevistas o eventos, en mi caso, por ejemplo), podemos usar la aplicación móvil, aunque también podemos añadir la entrada de tiempo a mano, indicando la hora de comienzo y la de finalización de la actividad. Así de sencillo.

Por último, aunque Toggl nos envía informes semanales, lo más útil es revisar de vez en cuando los tiempos gastados en la web. Podemos obtener todo tipo de información, desde el tiempo que hemos estado trabajando a un desglose por tiempo y, lo que es mucho más útil, la actividad que hemos estado realizando en el ordenador durante el tiempo contabilizado. Esto nos lleva a uno de los apartados más potentes de Toggl.

Cómo saber si estamos siendo productivos

Admitámoslo, un contador no tiene por qué ser realista. "¿Cómo puede ser que llevemos 12 horas contadas y no hayamos terminado ni la mitad de las tareas pendientes para hoy?" Toggl tiene la respuesta. Como un auténtico chivato, el contador registra nuestras actividades en el PC. Esto incluye las webs (y el título) las aplicaciones y servicios ejecutados. Sin duda alguna, esto puede resultar una falta total de intimidad. Pero si lo vamos a usar con nosotros mismos, no debería haber ningún problema, ¿no?

toggl 2

Ya hemos contado parte del tiempo empleado. ¿Cómo sabemos si este tiempo ha sido productivo? Esto se ve en el apartado del contador, en la parte superior, en el Timeline. Las barras encima de los tiempos registrados cuentan el tiempo y las aplicaciones en uso durante esos periodos, contrastándolo con las tareas marcadas. Así, podemos saber si durante el tiempo de trabajo que hemos registrado hemos estado haciendo algo que no corresponde a la tarea que nos tocaba.

Una nota importante sobre la privacidad

Insisto, registra todo tipo de información sobre actividades, incluso si Toggl no está registrando tiempo (pero sí que está la aplicación abierta), por lo que más de un usuario podrá sentir su intimidad vulnerada. Esta información, según aseguran en la compañía, es privada para cada usuario, y se puede desactivar para preservar la intimidad. A mi, particularmente, me da igual; y me interesa mucho más saber si me estoy engañando a mí mismo en cuanto al tiempo que trabajo.

 

Integraciones y más

Por si todo lo anterior fuera poco, Toggl se integra con al menos 80 otras aplicaciones a través de la extensión del navegador. Lo más interesante, desde mi punto de vista, es la integración con gestores de tareas y herramientas de organización: Todoist, Trello, Asana... Estas combinaciones son potentísimas y hacen de Toggl una maravilla.

Instalando la extensión aparecerán automáticamente una serie de botones en los servicios con los que se integra, pudiendo iniciar la cuenta de una tarea desde los mismos. Esto es un añadido para asegurarnos de que no se nos escapa nada a la hora de contar el tiempo. Para la gente muy metódica este añadido puede ser irrelevante, pero para los despistados, como yo, esta facilidad te asegura que no se te escapará nada a la hora de contar.

Por su capacidad multiplataforma y su integración, Toggl, por encima de otras herramientas similares, me parece fascinante. Junto con otro juego de aplicaciones y servicios, de los que os hablo en otros artículos, este contador es una de las piezas centrales de mi sistema de trabajo (o workflow) diario.

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